Wettelijke bepalingen
PRIVACYVERKLARING voor Kandidatengegevens
1. Inleiding
Door het invullen van het formulier op deze website stemt u in met de verwerking van uw persoonlijke gegevens en machtigt u J-Club International BV, als gegevensbeheerder, om persoonlijke gegevens over u te verzamelen en te verwerken in haar database. Dit betreft onder andere uw voor- en achternaam, huisadres, telefoonnummer, opleiding, werkervaring, diploma's, onderscheidingen, samenvattingen van interviews, enzovoort. In bredere zin omvat dit ook alle informatie en persoonlijke gegevens die u spontaan verstrekt als onderdeel van uw sollicitatie.
Dit is de Privacyverklaring van J-Club International b.v. met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van kandidaten of sollicitanten van J-Club International b.v. en haar groepsmaatschappijen, hierna J-Club, wij of ons genoemd.
Bij J-Club nemen wij uw privacy zeer serieus. Wij hebben deze Privacyverklaring voor Kandidatengegevens (“Privacyverklaring”) ontwikkeld om u te informeren over hoe wij uw persoonlijke gegevens gebruiken in verband met sollicitaties voor functies bij J-Club.
Deze Privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 26 september 2024 en kan in de loop van de tijd worden gewijzigd. U wordt geadviseerd om deze Privacyverklaring regelmatig te raadplegen voor eventuele wijzigingen.
2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van alle persoonsgegevens van potentiële kandidaten of sollicitanten (kandidaten) door J-Club in verband met onze wervingsactiviteiten.
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op gegevens van werknemers of klanten van J-Club.
3. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
J-Club International b.v., gevestigd aan Fort Ruigenhoek 7 in Almere, en haar groepsmaatschappijen (gezamenlijk “J-Club”), zijn de gegevensbeheerder voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?
4.1 Geschikte kandidaten vinden
(a) Wat houdt dit doel in?
Wij verzamelen uw persoonsgegevens uit openbare profielen op LinkedIn of andere sociale netwerken en andere openbaar beschikbare websites als u reageerde op de wervingsinitiatieven van J-Club op dergelijke sociale netwerken en websites, of zich aanmeldde via geïntegreerde functionaliteiten van dergelijke netwerken, wervingswebsites of onze eigen websites. Wij verzamelen ook uw persoonsgegevens uit dergelijke bronnen wanneer u een link naar uw profiel op een dergelijke site hebt verstrekt als onderdeel van uw sollicitatie of curriculum vitae dat u bij uw sollicitatie hebt ingediend. J-Club maakt gebruik van de DigitalRecruiters-software, gepubliceerd door het bedrijf BANKESS, om vacatures te delen en sollicitaties te verzamelen en te beheren. J-Club International BV fungeert als gegevensbeheerder van de verstrekte persoonsgegevens, en BANKESS fungeert als onderaannemer.
(b) Op welke juridische basis verwerken wij persoonsgegevens voor dit doel?
Voor dit doel verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wij verwerken uw persoonsgegevens om geschikte kandidaten te vinden voor vacatures bij J-Club.
(c) Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?
Voor dit doel verwerken wij de persoonsgegevens die u openbaar heeft gemaakt via uw openbare profielen op LinkedIn of andere sociale netwerken en alle correspondentie tussen u en onze interne recruiters. Dit omvat uw naam, contactgegevens indien beschikbaar, huidige en eerdere functietitels, werkgeschiedenis, opleidingsinformatie, vaardigheden, aanbevelingen en curriculum vitae indien beschikbaar.
(d) Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens voor dit doel?
Voor dit doel worden uw persoonsgegevens bewaard zolang het doel waarvoor wij ze hebben verzameld van toepassing blijft, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke vereisten of om onze belangen te beschermen.
Als u een sollicitatie indient en onze werknemer wordt, bewaren wij de informatie die tijdens het wervingsproces is verkregen gedurende uw dienstverband. Als u solliciteerde maar niet werd aangenomen, kan J-Club uw persoonsgegevens bewaren voor een periode van zes maanden vanaf onze laatste communicatie met u, voor toekomstige werkgelegenheidskansen. Na deze periode worden uw persoonsgegevens geanonimiseerd in ons ATS (Applicant Tracking System).
4.2 Ontvangen, beoordelen en beantwoorden van uw sollicitatie
(a) Wat houdt dit doel in?
Als u solliciteert op een vacature of zich registreert via de J-Club-carrièrewebsite, worden de persoonsgegevens die u ons verstrekt opgenomen in onze wervingsdatabase. Wij verwerken uw persoonsgegevens ook om onze wervingsdatabase te beheren en bij te werken.
(b) Op welke juridische basis verwerken wij persoonsgegevens voor dit doel?
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor dit doel als een voorbereidende stap om mogelijk een arbeidsovereenkomst met u aan te gaan. U bent niet verplicht om ons persoonsgegevens te verstrekken voor dit doel. Echter, als wij niet voldoende informatie van u ontvangen om uw geschiktheid te beoordelen en met u te communiceren, kunnen wij u niet in overweging nemen voor een functie bij J-Club.
(c) Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?
Voor dit doel verwerken wij uw naam, contactgegevens, adres, land van verblijf, de functie waarop u solliciteert en alle wervingsinformatie die u ons verstrekt, zoals een link naar uw openbare sociale media-account (bijvoorbeeld LinkedIn), uw curriculum vitae, werkervaring, opleidingsachtergrond, vaardigheden, motivatie, geslacht, huidige beloning en of u onderworpen bent aan een non-solicitatieovereenkomst. Ook verwerken wij uw correspondentie met J-Club met betrekking tot sollicitaties.
(d) Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens voor dit doel?
Wij bewaren uw persoonsgegevens voor dit doel zolang de sollicitatieprocedure voor deze functie open is, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke vereisten of om onze belangen te beschermen.
Als u een sollicitatie indient en onze werknemer wordt, bewaren wij de informatie die tijdens het wervingsproces is verkregen gedurende uw dienstverband.
Als u solliciteerde maar niet werd aangenomen, kan J-Club uw persoonsgegevens bewaren voor een periode van zes maanden vanaf onze laatste communicatie met u, voor toekomstige werkgelegenheidskansen en om uw vaardigheden te koppelen aan toekomstige vacatures bij J-Club. Na deze periode worden uw persoonsgegevens geanonimiseerd in ons ATS (Applicant Tracking System).
4.3 Verifiëren van uw sollicitatiegegevens, controleren van referenties, beoordelen van uw geschiktheid voor de functie en doen van een jobaanbod
(a) Wat houdt dit doel in?
Afhankelijk van de functie waarop u solliciteert, kan de sollicitatieprocedure bestaan uit virtuele of telefonische interviews en/of persoonlijke gesprekken om uw geschiktheid voor de functie en de cultuur van J-Club te beoordelen. Wij verwerken uw persoonsgegevens om dit proces te beheren en uit te voeren, evenals om feedback over u te verwerken. De verantwoordelijke manager informeert u over de specifieke sollicitatieprocedure voor de functie waarop u solliciteert.
Daarnaast kunnen onze managers, met uw toestemming, uw referenties controleren.
Als u succesvol een sollicitatieprocedure hebt doorlopen, stellen wij een aanbodbrief op en sturen we deze per e-mail naar u. Deze brief bevat de arbeidsvoorwaarden die wij u bij J-Club willen aanbieden.
(b) Op welke juridische basis verwerken wij persoonsgegevens voor dit doel?
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor dit doel als een voorbereidende stap naar het mogelijk aangaan van een arbeidsovereenkomst met u.
U bent niet verplicht deel te nemen aan onderdelen van de sollicitatieprocedure of ons persoonsgegevens voor dit doel te verstrekken. Echter, als u niet deelneemt aan het sollicitatieproces, kunnen wij u niet in overweging nemen voor of u een functie bij J-Club aanbieden.
(c) Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?
Voor dit doel verwerken wij de gegevens die u hebt verstrekt zoals beschreven in 4.1 en 4.2, de feedback van de interviewers die met u hebben gesproken en eventuele communicatie tussen u en ons.
(d) Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens voor dit doel?
Voor dit doel bewaren wij uw gegevens gedurende een periode van zes maanden. Na deze periode worden uw persoonsgegevens geanonimiseerd in ons ATS (Applicant Tracking System).
5. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
5.1 Toegang tot uw persoonsgegevens binnen J-Club
Uw persoonsgegevens kunnen worden ingezien door relevante afdelingen binnen J-Club, zoals HR, leidinggevenden die betrokken zijn bij het wervingsproces, en J-Club-medewerkers die rechtstreeks betrokken zijn bij uw sollicitatie. Als uw sollicitatie interesse toont in internationale functies, kunnen wij uw persoonsgegevens delen met onze wereldwijde dochterondernemingen in verband met mogelijke kansen bij die dochterondernemingen. Indien J-Club u in dienst neemt binnen een van haar dochterondernemingen, worden uw persoonsgegevens bewaard en kunnen ze worden gebruikt en gedeeld met anderen voor personeels-, administratieve of andere doeleinden die verband houden met uw sollicitatie of dienstverband bij J-Club.
5.2 Toegang tot uw persoonsgegevens door derden
De volgende derden hebben toegang tot uw persoonsgegevens wanneer dit relevant is voor het leveren van hun producten of diensten aan J-Club:
- Wervingsbureaus of headhunters
- Reisbureaus
- IT-leveranciers
- Financiële, fiscale of juridische adviseurs
Als het eigendom of de controle van J-Club geheel of gedeeltelijk verandert, kunnen wij uw persoonsgegevens overdragen aan de nieuwe eigenaar.
Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verstrekken aan federale, staats-, lokale of andere overheidsinstanties met jurisdictie over aangelegenheden met betrekking tot werkgelegenheid. J-Club zal uw persoonsgegevens niet aan andere derden verstrekken, tenzij dit vereist is op basis van een geldige gerechtelijke beschikking, bevel van een overheidsinstantie of informatieverzoek, of tenzij er een gerechtvaardigd zakelijk doel voor is en de derde partij instemt met soortgelijke beperkingen op de openbaarmaking en het gebruik van uw persoonsgegevens.
In andere gevallen worden uw persoonsgegevens niet aan derden verstrekt, behalve indien wettelijk verplicht.
5.3 Het gebruik van uw persoonsgegevens door gegevensverwerkers
Wanneer een derde partij uw persoonsgegevens uitsluitend verwerkt volgens de instructies van J-Club, treedt deze op als gegevensverwerker. Wij sluiten overeenkomsten met dergelijke gegevensverwerkers met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. In deze overeenkomsten nemen wij bepalingen op om te waarborgen dat uw persoonsgegevens uitsluitend worden verstrekt aan de gegevensverwerker om diensten aan ons te verlenen, in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.
6. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
J-Club heeft passende maatregelen genomen om de vertrouwelijkheid en beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Er zijn technische, fysieke en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, schade, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, en tegen elke andere vorm van onrechtmatige verwerking (inclusief onnodige verzameling). Deze maatregelen voldoen aan de toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming en privacy.
Bijvoorbeeld, wanneer wij uw persoonsgegevens delen met externe leveranciers, sluiten we schriftelijke overeenkomsten waarin zij zich verplichten uw informatie vertrouwelijk te houden en passende beveiligingsmaatregelen te nemen om uw gegevens te beschermen.
7. Uw rechten
Volgens de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy heeft u mogelijk de volgende rechten:
- Toegang tot uw persoonsgegevens
U kunt ons vragen of wij persoonsgegevens over u verwerken. Als dat zo is, kunt u ons verzoeken om een kopie van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, voor zover vereist door de toepasselijke wetgeving. - Correctie en verwijdering van uw persoonsgegevens
U kunt ons verzoeken om eventuele onjuiste persoonsgegevens die wij van u verwerken, te corrigeren. Ook kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen indien deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verwerkt, als u uw toestemming heeft ingetrokken en wij geen andere wettelijke grond hebben om uw gegevens te verwerken, als uw gegevens onrechtmatig zijn verwerkt, als verwijdering nodig is volgens EU- of nationale wetgeving, of als het gaat om de gegevens van een kind in verband met informatie- of onlinediensten. - Beperking van verwerking aanvragen
U kunt verzoeken om beperking van de verwerking van uw gegevens als u de nauwkeurigheid ervan betwist, als de verwerking onrechtmatig is en u beperking prefereert boven verwijdering, als wij uw gegevens niet langer nodig hebben maar u deze nodig heeft voor juridische claims, of terwijl wij uw bezwaar tegen de verwerking beoordelen. - Bezwaar maken tegen verwerking
U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wij zullen dan stoppen met de verwerking, tenzij wij een dwingend gerechtvaardigd belang hebben. Voor direct marketing kunt u altijd bezwaar maken en dit stopzetten. - Intrekken van uw toestemming
U kunt uw toestemming voor verwerking intrekken wanneer onze verwerking is gebaseerd op uw toestemming. - Gegevensoverdraagbaarheid
U kunt verzoeken om uw persoonsgegevens in een machineleesbaar formaat te ontvangen of over te dragen aan een andere organisatie. - Klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit
Als u vindt dat wij de privacywetgeving niet naleven, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthouder.
8. Contactgegevens
Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of een verzoek wilt indienen met betrekking tot uw privacyrechten, neem dan contact op met onze HR-afdeling via HR@J-Club.com.